วิธีบันทึกรายรับ-รายจ่ายของฟาร์มใน Farmeter Buff

ฟาร์มเล็ก ๆ หลายแห่งรู้จักควายของตัวเองดีมาก รู้ชื่อ รู้นิสัย บางคนฟังเสียงเดินก็รู้ว่าตัวไหน แต่ถ้าถามว่าเดือนที่แล้วฟาร์มได้หรือเสียเงิน น้อยคนที่ตอบได้ทันที เรื่องนี้ไม่ใช่เพราะไม่ใส่ใจ เงินในฟาร์มมักเข้ามาเป็นก้อนใหญ่แต่นาน ๆ ครั้ง (ตอนขายควาย) และออกไปทีละนิดแต่บ่อย (ค่าอาหาร ค่ายา ค่าหมอ) รายจ่ายเล็ก ๆ แบบนี้แหละที่ลืมง่ายที่สุดครับ

ตั้งแต่เวอร์ชัน 1.2.0 แอป Farmeter Buff บันทึกรายรับและรายจ่ายของฟาร์มได้ ในแอปเดียวกับที่ใช้บันทึกข้อมูลควายอยู่แล้ว (ใน Google Play ก็มีบันทึกการอัปเดตเดียวกัน) เป็นสมุดบัญชีง่าย ๆ ไม่ใช่โปรแกรมบัญชีเต็มรูปแบบ และตั้งใจให้เป็นแบบนั้นครับ บทความนี้รวบรวมคำถามที่เกษตรกรน่าจะสงสัยตอนเปิดใช้ครั้งแรก เรียงตามลำดับที่มักเจอจริง ชื่อปุ่มเขียนตามที่ปรากฏในแอปภาษาไทย

1. เมนูนี้อยู่ตรงไหน

ที่หน้าหลัก ให้ดูส่วน เมนูลัด ซึ่งเป็นกลุ่มปุ่มกลม ๆ เรียงแถวละสี่ปุ่ม จะมีปุ่ม การเงิน ที่เป็นรูปกระเป๋าเงิน โดยค่าเริ่มต้นปุ่มนี้อยู่เป็นปุ่มสุดท้ายของเมนู

ภาพด้านล่างมาจากเวอร์ชันก่อนหน้า ก่อนที่จะมีปุ่มการเงิน ตอนนั้นเมนูลัดยังเป็นแถวเดียว แต่ก็ยังดูได้ว่าเมนูนี้อยู่ตรงไหนของหน้าหลัก

ก่อนจะเปิดได้ ต้องมีสองอย่างนี้ก่อน

• เข้าสู่ระบบแล้ว ถ้าใช้งานแบบผู้เยี่ยมชม แอปจะให้เข้าสู่ระบบก่อน
• เลือกฟาร์มแล้ว สมุดบัญชีนี้เป็นของฟาร์ม ไม่ใช่ของตัวบุคคล ถ้ายังไม่ได้เลือกฟาร์ม แอปจะขึ้นว่า กรุณาเลือกฟาร์มก่อน

หน้าที่เปิดขึ้นมาจะมีหัวข้อว่า บันทึกรายรับ-รายจ่าย และมีชื่อฟาร์มอยู่ด้านล่าง ในบทความนี้ขอเรียกสั้น ๆ ว่า "หน้าบันทึกเงิน"

2. ในหน้านี้มีอะไรบ้าง

ไล่จากบนลงล่าง

1. การ์ดสรุป มี ยอดคงเหลือ รายรับทั้งหมด และ รายจ่ายทั้งหมด
2. ปุ่มสองปุ่ม คือ บันทึกรายรับ และ บันทึกรายจ่าย
3. แท็บสองแท็บ
   • ธุรกรรม คือรายการทั้งหมดที่บันทึกไว้
   • สถิติ คือกราฟรายเดือนและกราฟแยกตามหมวด

ถ้าเป็นฟาร์มที่เพิ่งเริ่ม แท็บธุรกรรมจะขึ้นว่า ยังไม่มีธุรกรรม และชวนให้เริ่มจากบันทึกรายรับหรือรายจ่ายรายการแรก แบบนี้ถือว่าปกติครับ ไม่ได้มีอะไรเสีย แค่ยังไม่มีตัวเลขให้รวม

3. บันทึกการขายหรือค่าใช้จ่ายอย่างไร

กด บันทึกรายรับ เมื่อมีเงินเข้า หรือกด บันทึกรายจ่าย เมื่อมีเงินออก จะมีแบบฟอร์มเลื่อนขึ้นมาจากด้านล่าง มีช่องดังนี้

จากนั้นกด บันทึก จะขึ้นว่า กำลังบันทึกรายการ... แล้วตามด้วย บันทึกสำเร็จ

  ┌────────────────────────────┐                        
  │ 09:41                  ▮▮▮ │                        
  │────────────────────────────│                        
  │ INCOME & EXPENSES          │                        
  │ My farm · this month       │                        
  │ Balance             +2,150 │                        
  │ In 6,000         Out 3,850 │                        
  │────────────────────────────│                        
  │ [+ Income] [- Expense]     │                        
  │ TRANSACTIONS  Statistics   │        ┌───────┐       
  │                            │        │RECEIPT│       
  │ Calf sale           +6,000 │  · · • │straw  │       
  │ Animal feed         -1,200 │        │   450 │       
  │ Medicine            -2,650 │        └───────┘       
  │                            │                        
  │                            │                        
  │                            │                        
  │                            │                        
  │                            │                        
  └────────────────────────────┘                        

ก่อนบันทึก แอปจะตรวจสองอย่าง ถ้าช่องชื่อรายการหรือจำนวนเงินว่าง แอปจะขึ้นว่า กรุณากรอกชื่อรายการและจำนวนเงิน ถ้าใส่จำนวนเงินเป็นศูนย์ จะขึ้นว่า จำนวนเงินต้องมากกว่า 0 ไม่มี "รายรับติดลบ" ค่าใช้จ่ายทุกอย่างให้บันทึกเป็นรายจ่ายด้วยจำนวนเงินที่เป็นบวกครับ

เคล็ดลับ: วันที่สำคัญกว่าที่คิด การ์ดสรุปและกราฟจะจัดกลุ่มรายการตามวันที่ที่เลือก ไม่ใช่วันที่พิมพ์บันทึก ถ้าเพิ่งมาบันทึกค่าอาหารของสัปดาห์ก่อน ให้เลือกวันที่ของสัปดาห์ก่อน

4. ยอดคงเหลือ รายรับทั้งหมด และรายจ่ายทั้งหมด หมายถึงอะไร

ข้อนี้ควรอ่านช้า ๆ เพราะคำว่า "ยอดคงเหลือ" ฟังดูเหมือนเงินในบัญชีธนาคาร แต่ไม่ใช่ครับ

• รายรับทั้งหมด คือผลรวมของทุกรายการที่บันทึกเป็นรายรับ ในเดือนนี้
• รายจ่ายทั้งหมด คือผลรวมของทุกรายการที่บันทึกเป็นรายจ่าย ในเดือนนี้
• ยอดคงเหลือ คือ รายรับทั้งหมด − รายจ่ายทั้งหมด ของเดือนนี้เท่านั้น

ถ้าเดือนนี้ขายลูกควายไปหนึ่งตัวและซื้ออาหารสัตว์ด้วย ยอดคงเหลือจะบอกว่าเงินจากการขายพอจ่ายค่าอาหารหรือไม่ แอปไม่รู้ว่าเรามีเงินอยู่เท่าไรก่อนเริ่มใช้ และไม่รู้เรื่องเงินสดที่ไม่ได้บันทึกไว้

                                                                
                                                                
                                                                
                                                                
               __________──────/\───────‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾             
              ‾                 │              │     │          
           │ (o) │              │              │ (o) │          
           │ (o) │              │              │ (o) │          
           │ (o) │              │             \_______/         
          \_______/             │                            /  
                                │                        ___/   
                                │                       |----|  
           INCOME               │              EXPENSE  |----|  
                                │                       |____|  
                            ___/ \___                           
                                                                
    IN 3    OUT 2    BALANCE = IN - OUT = +1                    

ถ้ายอดคงเหลือของเดือนที่แล้วไม่เป็นศูนย์ จะมีป้ายเล็ก ๆ ข้างยอดคงเหลือ บอกเป็นเปอร์เซ็นต์ว่ายอดคงเหลือเดือนนี้เปลี่ยนไปจากเดือนที่แล้วเท่าไร ถ้าเดือนไหนขาดทุน ยอดคงเหลือจะติดลบ แบบนี้ไม่ใช่ข้อผิดพลาด แต่เป็นข้อมูลที่ควรรู้ บางเดือนฟาร์มก็มีแต่รายจ่าย เช่น ซื้ออาหารตุนไว้ก่อนหน้าแล้ง หรือจ่ายค่าหมอ ยอดคงเหลือมีไว้บอกเรื่องนี้ตามจริงครับ

5. เลือกประเภทรายรับ-รายจ่ายอะไรได้บ้าง

รายการประเภทถูกกำหนดไว้ในแอป เพื่อให้ข้อมูลของทุกฟาร์มเทียบกันได้

• รายรับ: ขายควาย (เพศผู้), ขายควาย (เพศเมีย), ขายลูกควาย, รายได้อื่นๆ
• รายจ่าย: อาหารสัตว์, ยาและสุขภาพ, แรงงาน, อุปกรณ์, ค่าน้ำ/ค่าไฟ, ค่าขนส่ง, รายจ่ายอื่นๆ

เพิ่มประเภทเองไม่ได้ ถ้ารายการไหนไม่เข้าพวก ให้เลือกประเภทที่ใกล้ที่สุด (หรือ "อื่นๆ") แล้วใส่รายละเอียดไว้ใน ชื่อรายการ กับ หมายเหตุ ตัวอย่างที่แอปแนะนำไว้ในช่องหมายเหตุรายจ่ายเป็นแบบที่ดี คือ อาหารผสม 50 กก. × 3 กระสอบ หมายเหตุแบบนี้ทำให้ตัวเลขกลายเป็นข้อมูลที่ตรวจสอบย้อนหลังได้

6. ทำไมกราฟแยกหมวดยังว่างอยู่

ถ้าเปิดแท็บ สถิติ ในฟาร์มใหม่ จะเห็นข้อความอย่าง หมวดหมู่จะแสดงหลังจากมีการบันทึกรายการ และ ยังไม่มีข้อมูลรายเดือน ตรงกราฟรายเดือน แอปไม่ได้ใส่ข้อมูลตัวอย่างไว้ให้ การ์ดแต่ละหมวดสร้างจากรายการที่เราบันทึกเอง หมวดไหนยังไม่เคยบันทึก ก็จะยังไม่แสดง

แท็บสถิติมีสามส่วน

• สรุปรายเดือน ของเดือนล่าสุด: แท่งรายรับกับรายจ่ายวางคู่กันในแต่ละเดือน
• สัดส่วนรายจ่าย: ดูว่าเงินที่ออกไปในเดือนนี้แบ่งเป็นค่าอาหาร ค่ายา ค่าแรง และอื่น ๆ อย่างละเท่าไร
• สัดส่วนรายรับ: แบบเดียวกันสำหรับการขายในเดือนนี้

7. ควรบันทึกอะไรบ้าง

คำตอบตรง ๆ ของผมคือ เริ่มจากสิ่งที่ถ้าอีกปีหนึ่งไม่รู้แล้วจะเสียดายครับ ลองดูตัวอย่างเหล่านี้ ซึ่งเข้ากับประเภทในข้อ 5 ทั้งหมด

• การขายสัตว์ทุกครั้ง เลือกประเภทเพศผู้ เพศเมีย หรือลูกควายให้ถูก ต่อไปจะได้เห็นว่ารายได้หลักของฟาร์มมาจากการขายแบบไหน
• ค่าอาหาร รวมถึงที่ซื้อทีละนิด ฟางข้าว อาหารข้น แร่ธาตุ รวมกันแล้วไม่น้อย
• ค่ายาและค่าหมอ มักมาไม่สม่ำเสมอ จึงเป็นรายการที่ลืมง่ายที่สุด
• ค่าจ้างคนช่วยงาน เช่น จ้างคนช่วยช่วงควายคลอดหรือช่วยทำรั้ว ให้ใส่ในหมวดแรงงาน
• อุปกรณ์ ค่าน้ำค่าไฟ และค่าขนส่ง เช่น รางน้ำใหม่ ค่าไฟปั๊มน้ำ ค่าน้ำมันรถตอนพาควายไปขาย

สิ่งที่ไม่ต้องใส่คือรายจ่ายในบ้านที่ไม่เกี่ยวกับฟาร์ม สมุดบัญชีนี้จะมีประโยชน์ที่สุดเมื่อเล่าเรื่องของฟาร์มอย่างเดียวครับ

ควรบันทึกบ่อยแค่ไหน ตอบว่าบ่อยเท่าที่ทำได้ต่อเนื่อง บันทึกทันทีในวันนั้นใช้เวลาไม่ถึงนาที บางคนชอบนั่งรวมใบเสร็จสัปดาห์ละครั้ง ช่องวันที่ก็รองรับวิธีนี้ได้

8. คนงานในฟาร์มจะเห็นเรื่องเงินด้วยไหม

Farmeter Buff ให้หลายคนช่วยกันดูแลฟาร์มเดียวกันได้ และกำหนดบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลให้ทีมงานแต่ละคนได้ ตอนสมัครใช้งาน แต่ละคนจะเลือกว่าเป็น เจ้าของฟาร์ม หรือ พนักงานฟาร์ม / นักสัตวบาล / นักวิจัย และเจ้าของฟาร์มจัดการคนในฟาร์มได้ที่หน้า สมาชิกและคำเชิญ

สำหรับหน้าบันทึกเงิน ในเวอร์ชันที่ผมตรวจดู

• สมาชิกของฟาร์มเปิดดูได้ ทั้งยอดคงเหลือและรายการธุรกรรม
• การบันทึกรายรับหรือรายจ่ายใหม่ทำได้เฉพาะเจ้าของฟาร์ม ถ้าสมาชิกลองบันทึก รายการจะไม่ถูกบันทึก

ดังนั้นก่อนเชิญใครเข้าฟาร์มในแอป ให้คิดเรื่องนี้ไว้ด้วย ถ้าตัวเลขของฟาร์มเป็นเรื่องในครอบครัว ก็ควรเลือกให้ดีว่าจะเชิญใคร และถ้าคนงานไปซื้ออาหารสัตว์แทน วิธีที่ง่ายที่สุดคือให้เขาเอาใบเสร็จมาให้ แล้วเจ้าของฟาร์มเป็นคนบันทึกเองครับ

9. ข้อมูลเงินไปแสดงในหน้าการวิเคราะห์อย่างไร

ในแท็บ การวิเคราะห์ ที่แถบด้านล่างของแอป จะมีหมวด การเงิน อยู่ร่วมกับหมวดการเจริญเติบโต การผสมพันธุ์ และหมวดอื่น ๆ ถ้ายังไม่เคยบันทึกอะไรเลย จะขึ้นว่า ยังไม่มีข้อมูลการเงิน และชวนให้เริ่มบันทึกรายรับ-รายจ่ายเพื่อดูแนวโน้มของฟาร์ม

เมื่อมีข้อมูลแล้ว จะเห็นภาพรวมตามช่วงวันที่ที่เลือกไว้ด้านบน

• แถบตัวเลขสำคัญ: กำไรล่าสุด ต้นทุน/ตัว และ อัตรากำไร
• รายรับ–รายจ่ายรายเดือน
• กำไรสุทธิรายเดือน แท่งเขียวคือกำไร แท่งแดงคือขาดทุน
• ยอดเงินสะสม เส้นกำไรสะสมต่อเนื่อง ยิ่งสูงยิ่งดี
• ต้นทุนต่อตัว คือรายจ่ายหารด้วยจำนวนกระบือในฝูง ยิ่งลดยิ่งดี ส่วนนี้จะแสดงเมื่อฟาร์มมีกระบือที่ยังเลี้ยงอยู่
• การ์ดสัดส่วน ของรายจ่ายและรายรับ

 █ IN  ▒ OUT  • RUNNING BALANCE                                 
                                                                
                                                     ···•··     
                                           ···•····•·      ··•◂ 
                              ·•··· ·····•·                     
      •··               ··•···     ·•                           
         ··•····•····•··                                        
                                                                
                              █              █                  
     █              █▒   █    █     ▒   █    █               ▒  
     █          ▒   █▒   █    █    █▒   █    █▒   █    █     ▒  
     █▒    ▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █    █▒  
     █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒  
     █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒   █▒  
  ───────────────────────────────────────────────────────────── 
     J    F    M    A    M    J    J    A    S    O    N    D   
     ^                                                          
                                                                

ต้นทุนต่อตัวคือจุดที่หน้าบันทึกเงินเชื่อมกับส่วนอื่นของ Farmeter ข้อมูลฝูงที่บันทึกไว้รู้อยู่แล้วว่ามีควายกี่ตัว เมื่อมีข้อมูลรายจ่ายด้วย แอปก็บอกได้ว่าเลี้ยงควายแต่ละตัวมีต้นทุนเท่าไร

10. สิ่งที่หน้านี้ไม่ได้ทำ

หน้าบันทึกเงินเป็นสมุดบัญชีฟาร์มสำหรับ การตัดสินใจของเราเอง ไม่ใช่เครื่องมือเรื่องภาษี ไม่ใช่ระบบออกใบแจ้งหนี้ และไม่ใช่โปรแกรมทำบัญชี ไม่ได้ออกเอกสารให้ใครนำไปใช้ต่อ ใบเสร็จและบิลตัวจริงยังต้องเก็บไว้ ถ้าต้องทำบัญชีให้ถูกต้องเพื่อยื่นภาษีหรือขอสินเชื่อ ควรปรึกษานักบัญชี ข้อมูลในแอปช่วยให้คุยกับนักบัญชีได้ง่ายขึ้น แต่ใช้แทนกันไม่ได้ครับ

และแอปรู้เฉพาะสิ่งที่เราบันทึกเท่านั้น ถ้าบันทึกใบเสร็จแค่ครึ่งเดียว ยอดคงเหลือก็จะดูดีเกินจริง ใช้เวลาสองนาทีต่อรายการเพื่อให้ได้ตัวเลขที่เชื่อถือได้ ถือว่าคุ้ม

ถ้าจะจำเรื่องเดียวจากบทความนี้ ขอให้เป็นข้อ 4: ยอดคงเหลือคือรายรับของเดือนนี้ลบด้วยรายจ่ายของเดือนนี้ เรื่องอื่น ๆ ตามมาจากตรงนี้ทั้งหมดครับ

แหล่งอ้างอิง

• Farmeter Buff บน App Store (ประเทศไทย): คำอธิบายแอปและประวัติเวอร์ชัน รวมถึง v1.2.0 ที่เพิ่มการบันทึกรายรับและรายจ่ายของฟาร์ม
• Farmeter Buff บน Google Play: คำอธิบายแอปและบันทึกการอัปเดต v1.2.0
• หน้าผลิตภัณฑ์ Farmeter Buff ของ Farmeral Technology: การจัดการสมาชิกฟาร์ม บทบาท และสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
• หน้าจอ ชื่อปุ่ม การตรวจข้อมูลในแบบฟอร์ม และกราฟ อธิบายจากตัวแอป Farmeter Buff (Farmeral Technology)